KI-Telefonassistent für Arztpraxen und Handwerk

In vielen kleinen Betrieben gibt es niemanden, der den ganzen Tag nur das Telefon bedient. Der Handwerker steht auf der Baustelle, die Arzthelferin hat gerade einen Patienten am Tresen, in der Kanzlei läuft eine Besprechung. Das Telefon klingelt trotzdem – und wer nicht durchkommt, versucht es oft beim nächsten Anbieter.

Typische Situationen kennen die meisten: Freitagabend ruft ein Kunde an, während unter dem Sicherungskasten gearbeitet wird. Am Samstag laufen Anrufe ins Leere. Und am Montagmorgen liegen mehrere verpasste Anrufe vom Wochenende vor – ohne dass jemand weiß, worum es ging. Die Mailbox hilft nur begrenzt: Viele Anrufer sprechen nichts darauf, und wer es tut, hinterlässt selten alle Angaben für einen sinnvollen Rückruf.

Ein KI-Telefonassistent schließt genau diese Lücke. Er nimmt jeden Anruf an, fragt das Anliegen ab und gibt Ihrem Team eine saubere Zusammenfassung – damit Sie gezielt und vorbereitet zurückrufen können.

In Arztpraxen und bei anderen Heilberufen ist das Telefon während der Sprechstunde oft dauerhaft belegt. Gleichzeitig steht am Empfang ein Patient, der Aufmerksamkeit braucht. Rufina nimmt Anrufe parallel an – auch dann, wenn mehrere Patienten gleichzeitig anrufen – und erfasst Anliegen wie Terminwünsche, Rezeptanfragen oder Rückrufbitten strukturiert.

Ihr Team erhält zu jedem Anruf eine Zusammenfassung und kann die Rückrufe in ruhigeren Momenten gebündelt erledigen. Außerhalb der Sprechzeiten bleibt die Praxis erreichbar, ohne dass jemand Dienst haben muss. Medizinische Auskünfte oder Beratung gibt Rufina nicht – sie sorgt dafür, dass das Anliegen sicher beim richtigen Menschen ankommt.

Mehr zur IT in Praxen – vom getrennten Gästenetz bis zur Datensicherung – finden Sie auf unserer Seite IT für Arztpraxen.

Telefonate enthalten persönliche Daten. Deshalb gehört die Frage nach dem Datenschutz an den Anfang, nicht ans Ende. Welche Angaben im Gespräch abgefragt und wie lange Protokolle aufbewahrt werden, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam mit Ihnen fest – so wenig wie möglich, so viel wie nötig.

Wie bei jedem Dienstleister, der personenbezogene Daten verarbeitet, gehören ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung und ein Hinweis in Ihrer Datenschutzerklärung dazu. Wir besprechen diese Punkte im Erstgespräch und klären, was in Ihrer Branche zusätzlich zu beachten ist.